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退職するときの上司への伝え方は?退職の手続きと円満退職のためのポイント

すでに退職の意思を固めていても、どのように伝えればいいのか悩む人も多いのでは。退職をするときの上司への伝え方のポイントに加え、一般的な退職手続きの流れや、円満退職を実現するための注意点などについて詳しく解説します。

アドバイザー

組織人事コンサルティングSeguros 代表コンサルタント 粟野友樹氏

約500名の転職成功を実現してきたキャリアアドバイザー経験と、複数企業での採用人事経験をもとに、個人の転職支援や企業の採用支援コンサルティングを行っている。

退職までの流れと必要期間

退職の申し出は、法的には退職日の2週間前までに行うこととされていますが、企業の多くは、1~2カ月前に申し出ることを就業規則に明記しているケースが一般的です。退職のタイミングによってはボーナスが支給されないケースもあるため、あらかじめ就業規則を確認することが重要です。

退職にかかる期間の目安と流れ

退職の申し出は、1~2カ月前に行うのが一般的です。ただし、プロジェクトの責任者や管理職の場合は、後任の準備や引継ぎに時間を要するかもしれません。携わっている業務のきりのいい時期から逆算して考えるのがいいでしょう。

退職の申し出:2週間~2カ月前

退職の申し出は、退職日から最短で2週間前、一般的には1~2カ月前が目安です。就業規則に「●カ月前までに退職を申し出なければならない」と明記されているのであれば、定められた期限の前に、直属の上司に相談するようにしましょう。

社内承認:1週間以上

直属の上司に退職の申し出を行った後、部門長や人事といった社内の関係者の承認を得るまでに1週間以上かかることが一般的です。この段階で、上司や部門長、場合によっては役員クラスから引き留めにあうケースもあります。退職交渉が難航した場合は、数週間かかる可能性も考えられるでしょう。

引継ぎや手続きなど:2週間程度

正式に退職が決まった後は、退職に関する手続きや後任への引継ぎなどに2週間程度かかります。多くの担当を抱えている営業職や販売職などの場合は、取引先への挨拶回りなどに時間を要します。また、プロジェクトの責任者や管理職なども、引継ぎ事項が多く1カ月程度かかることもあるでしょう。

有休消化

有給休暇が余っている場合は、最終出社日以降に、有休を使って休むことになります。有休の残日数が多いと、希望退職日までにすべて消化できないケースもあるようです。企業によっては有休の買取り制度を設け、余った有休を給与に上乗せして支給してくれるケースもあるので、規定を確認してみましょう。

退職の申し出:上司への伝え方

はじめに退職の意思を伝えるのは、直属の上司です。退職する意思が固まった段階で、できるだけ早くそのことを伝えます。話すときは、他の社員がいるような場所ではなく、会議室やオンライン面談の時間を確保して落ち着いて話せるようにしましょう。上司が忙しくなかなか面談ができない場合は、あらかじめメールで意思を伝えた後、改めて時間を割いてもらうようにお願いするのがいいでしょう。

伝え方のポイント

退職の意思を伝える際は、感謝の意を示すことが大切です。そのうえで、「前向きな退職理由なので応援してください」「大変お世話になりました」といったスタンスで話すようにしましょう。一方的な言い方にならないように注意し、前向きな姿勢で臨むことが大切です。

退職を伝える際の注意点

退職日と最終出社日を決めておく

退職をスムーズに進めるためにも、就業規則を確認し、ボーナス支給の条件、残りの有休などを調べたうえで、自身にとって最も都合がいい希望退職日と最終出社日を事前に決めておきましょう。

会社の不満は言わない

現職への不満が退職の本当の理由だったとしても、「今までと違った環境で活躍して自己成長したい」「キャリアアップのために別の企業で働きたい」といった前向きな理由に変換して伝えた方が、円満な退職につながりやすくなります。年収や役職、仕事内容、配属などを退職理由として伝えた場合、不満を解消する条件を提示され、引き留めを受ける可能性があるからです。

引き留めにくい退職理由を工夫する

さまざまな形で引き留めを受けることが想定されるのであれば、企業側では改善の余地がないような「家庭の事情」「やりたいことの実現」「異業界を経験したい」などを理由に挙げるのも有効な手立ての一つです。あらかじめ引き留めにくい理由を考えておくのがよいでしょう。

転職先の社名や待遇は濁しておく

退職交渉の段階で転職先について聞かれた場合、言いたくないのであれば濁しておくのが良いでしょう。退職の意思を翻意させようと、好条件を提示されて引き留めを受ける可能性があるからです。もちろん、転職後も関係を続けたい相手に対しては、正直に伝えましょう。

引継ぎや手続き:退職するときの書類など

正式に退職することが決まったら、退職届を提出するなど、ルールに従って書類の作成や手続きを進めます。

退職願・退職届の提出

退職願は、退職の申し出を行う際に提出する書類で、これを受け取った企業は労働契約の解除を承諾するかを検討します。ただ、退職願は必ず提出しなければならないわけではなく、口頭で申し出るだけでも問題ありません。

退職届は、すでに退職が認められた後に提出する書類です。法的には口頭でも良いとされていますが、自社の規定などに従って書面を作成するのが一般的です。退職に関する書類は人事に問い合わせてみましょう。

会社に返却するもの

会社から借りていた備品を返却します。健康保険の被保険者証のほか、名刺や制服、文房具など、さまざまなものが考えられますので、退職日までに忘れないようにチェックしておいてください。

●健康保険被保険者証

扶養家族がいる場合には、家族の分もあわせて返却します。退職日に出勤しない場合には、あらかじめ担当者に伝えたうえで、郵送で返却してもいいでしょう。

●名刺

会社で使用していた名刺の残りを返却します。取引先と交換した名刺についても、後任者などに引き継ぐようにしましょう。

●制服、鍵、IDカード

会社の制服についても返却するのが基本です。鍵やIDカードは、紛失するとトラブルになる可能性もあるので、退職日までに忘れずに返却してください。

●書類、備品

業務に必要な書類や備品については、後任の人や上司に渡します。

退職するときや退職後に受け取るもの

退職時や退職後に受け取る書類は、転職先の企業から提出を求められたり、失業保険の手続きに必要になったりすることがあるので、必ず受け取るようにしてください。

●雇用保険被保険者証

会社側に預けていた場合は、退職までに受け取ります。

●年金手帳

会社側に預けていた場合は、退職までに受け取ります。

●源泉徴収票

退職後1カ月以内に発行することが企業に義務付けられているので、必ず請求して受け取りましょう。

●離職票

勤務先の事業所を管轄するハローワークで発行されるもので、失業手当を受給するために必要となる書類です。雇用保険法で退職日の翌日から10日以内に会社が手続きすることになっています。

●退職証明書

退職証明書は、企業が社員の退職を証明するために発行する書類です。国民健康保険への切り替えを申請する際や、転職先の企業に退職したことを証明したい時などに使います。

円満退職を実現するために重要なこと

特にプロジェクトの責任者や管理職の場合、退職までに時間がかかることもあります。円満に退職するために事前に押さえておきたい重要なポイントを詳しく解説します。

退職の意志を強く持つ

管理職やプロジェクトの責任者が退職する場合、企業にとって後任の手配が大きな問題となります。実績のある有能な人材に対しては、「残留してほしい」という思いが強くなるため、強い引き留め交渉があると考えておいた方が良いでしょう。面談が何度も行われても、根気よく丁寧にコミュニケーションを取るのはもちろんですが、「必ず退職する」という、強い意志を持って退職交渉に臨むことが大事です。

期間にゆとりを持つ

管理職など重要ポジションの後任探しは、容易に進まないケースもあります。社内で経験・スキルにマッチした人材を確保するのが理想ですが、見つからない場合は社外から適任者を採用する必要があります。適任者が見つかるまでに数カ月かかることも十分考えられます。企業側の事情も考慮して、退職日までにゆとりを持つようにしましょう。

引継ぎは丁寧に行う

たとえ社内で適任者が見つかったとしても、人事異動や組織変更などを行う必要があり、引継ぎの体制を整えるだけでもそれなりの時間がかかります。管理職の場合は、メンバーのマネジメントを行う必要があるため、後任への引継ぎは丁寧に行うように心掛けましょう。

自分の都合だけを押し付けない

円満に退職するために、職場の負担を考えて有休消化を調整するといった気遣いも大切です。個人的な都合や考えだけで退職すると、今後の転職時の評判にも悪影響を及ぼす可能性があります。特に、上位の役職で転職する場合、採用企業側が「前職や現職への実績の確認(リファレンスチェック)」をすることが一般的です。自分自身の今後のキャリアのためにも、できるだけ円満退職を目指しましょう。