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履歴書や職務経歴書を郵送する際の送付状(添え状)の書き方

企業に応募書類を郵送する場合、同封する「送付状(添え状)」は必要なのでしょうか。また、送付状はどのように作成すればいいのでしょうか。ここでは、送付状を同封する目的や書き方のポイントについて、見本とともに詳しく紹介します。

送付状(添え状)の目的

応募書類を郵送する際には、送付状を同封するのが一般的です。その目的やメリット、同封の仕方を押さえておきましょう。

どの求人への応募書類なのかが明確になる

送付先の企業が複数の職種を募集している場合、応募職種を記載しておかないと、どの職種に応募しているのかが分かりません。特にキャリアチェンジ転職の場合は、経験から応募職種を類推することができないため、送付状などで明記する必要があります。

簡単なPRを入れることができる

合否の直接的な判断材料にはなりませんが、挨拶文とともに志望動機や強みなどを簡潔に記載することで、自己PRすることもできます。送付状で履歴書、職務経歴書のどのあたりに注目してほしいのかを伝えることができれば、経歴や職歴に関して採用担当者が理解しやすくなり、丁寧な印象を与えることができるでしょう。

同封した書類が明確になる

送付状には、同封した書類を箇条書きで記載するのが一般的です。「履歴書1枚」「職務経歴書2枚」などのように、送付した書類を明示することで、採用担当者に何が送られてきたのかを明確に伝えることができます。また、応募に必要な書類が揃っているか、チェックしやすくなります。

送付状(添え状)のサイズと同封方法

送付状の用紙サイズや封筒への同封方法についてご紹介します。

A4サイズで作成

二つ折りにした履歴書や職務経歴書はA4サイズです。そのため、送付状もA4で作成すればサイズが揃います。Wordなどの文書作成ソフトを使用し、分かりやすくシンプルに仕上げるようにしましょう。

応募書類の一番上になるように重ねて送付

送付状は、郵送する履歴書、職務経歴書などの応募書類の一番上になるように重ねて送付します。送付状を見れば、応募職種や同封書類が一目で分かるようにするためです。

送付状(添え状)の書き方

送付状の具体的な書き方について、ポイントも交えながら詳しく紹介します。

日付は投函日に統一

送付状の日付は、同封する履歴書や職務経歴書とあわせて、投函する日付を記載するようにします。西暦・和暦はどちらでも構いません。

宛名は正式名称を

宛名は「(株)○○○○」などと省略するのではなく、「株式会社○○○○人事部 採用ご担当者様」などと正式名称で記載するようにしましょう。個人宛に送付する場合には、「○○○○様」と書きます。

連絡先も明記

署名は「住所」「氏名」はもちろん、連絡先もあわせて記載します。何かあった際にすぐに連絡が入るように携帯電話の番号やメールアドレスなどを記載しておくのがよいでしょう。

自己PRは入れなくても可

送付状は、あくまで履歴書や職務経歴書などの応募書類を送ることを伝えるための挨拶状です。それ以上の内容を伝える必要は特にありません。自己PRを書きたい場合は、同封する職務経歴書にも自己PRは記載されているため、送付状には短い文でシンプルに書くことを心掛けましょう。

同封の書類も明記

挨拶文を「敬具」で締めた後、改行して「記」と書き、その下に箇条書きで同封書類について明記します。

送付状(添え状)の書き方見本

送付状見本

【1】送付年月日
書類を投函する日付を書きます。西暦・和暦どちらでも問題ありません。

【2】宛名
応募する企業の社名、採用担当者の所属部署と名前を書きます。部署宛は「御中」、採用担当者宛は「様」と記載します。

【3】署名
郵便番号、住所、氏名、電話番号(携帯電話)、メールアドレスなどの連絡先を書きます。

【4】頭語+時候の挨拶
頭語は「拝啓」が一般的です。挨拶を省略する意味の「前略」は使いません。頭語+時候の挨拶はセットで記載するようにします。

【5】主文
求人に応募する旨を書き、必要に応じて自己PRを添えます。

【6】末文
面接を希望している旨を書きます。

【7】結語
頭語に呼応する結語で締めます。頭語が「拝啓」の場合、結語は「敬具」となります。

【8】同封書類
同封書類の種類とその枚数を明示します。

【9】終え方
最後に「以上」で締めます。

送付状(添え状)の見本ダウンロード

自由に書き換えられるWordの送付状見本です。ダウンロードしてご活用ください。